El Consejo de Especialidad de Ingeniería Civil Industrial realizó la Mesa de Conversación “Mejorando la Productividad de los Proyectos Pequeños”. Presentación que la realizó el consejero de la especialidad, Bartolomé Rodillo, quien compartió su experiencia en la gestión de proyectos y entregó un conjunto de herramientas aplicables a proyectos pequeños.

Antes de entrar directamente en la gestión de un proyecto, Rodillo indicó que para ello es necesario establecer y definir ciertos conceptos como: ¿Qué es un proyecto?, y ¿Qué es la dirección de proyectos? El primero es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único; en tanto para el otro es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Señaló también que los proyectos tienen sentido cuando uno debe administrar la incertidumbre de llevar una idea o plan hasta un resultado esperado y explicó basándose en el estándar del PMI que los proyectos tienen una modelación por proceso y por áreas del conocimiento que maneja el PMBOK.

Explicó que los proyectos pueden clasificarse utilizando dos variables: Una la novedad tecnológica y la otra por el nivel de interacción entre los participantes de un proyecto. También señaló que la clasificación de un proyecto pequeño o grande es relativo al tamaño de la organización, es decir lo que es grande para algunos puede ser pequeño para otros, sin embargo el nivel de interacción se convierte en una buena variable para clasificar a los proyectos.

No obstante que existen proyectos que puedan clasificarse pequeños o grandes, todo proyecto pequeño debería considerar un tamaño de hasta 10 personas y por más pequeño que sea que debe considerar: un acta de inicio de proyecto y un plan de proyecto que contenga la definición del alcance, el cronograma, presupuesto reportes de avance, las lista de riesgos, la gestión de los cambios y las Acta de entrega y de cierre de proyecto. Por último no olvidar incluir siempre las lecciones aprendidas.

Como primera técnica esta la utilización de una ficha o workbook para documentar y llevar al día esta importante información. Desde la metodología Scrum tomamos las reuniones diarias de paradito para preguntar Lo que se ha conseguido hacer desde la última reunión;Lo que se va a hacer hasta la próxima reunión, y qué obstáculos se tienenpara completar las tareas. Siendo el Jefe de proyectos el llamado a resolver los problemas para que el equipo pueda cumplir con el trabajo asignado.

Segundo mostró el uso del burndown chart donde el equipo puede ir reportando diariamente el tiempo estimado para finalizar las tareas en curso con el objetivo de identificar posibles atrasos y tomar las acciones necesarias para cumplir los plazos del proyecto.

Y por último Kanban, herramienta proveniente de sistema de gestión Toyota, donde se facilita la administración visual de las tareas de un proyecto. De este modo, segmenta en bloques columnas con nombres “por hacer”- “en ejecución” – y “terminado” con la finalidad de ir progresado en el estado de circulación del trabajo. Pero también podemos incorporar otras columnas para modelar de mejor manera nuestros procesos y su administración.

Al finalizar la jornada, los ingenieros realizaron preguntas y compartieron experiencias.

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